Descripción del puesto

Estamos en búsqueda de un(a) Asistente Administrativo(a) proactivo(a), organizado(a) y con excelentes habilidades de comunicación para apoyar de manera eficiente los procesos administrativos de nuestra organización. Este rol es clave para el buen funcionamiento del equipo, asegurando el orden documental, la coordinación logística y el cumplimiento de tareas operativas diarias.

Responsabilidades:

• Gestionar documentación física y digital, asegurando su correcta organización y archivo.
• Apoyar en la elaboración de informes, presentaciones y comunicaciones internas.
• Coordinar agendas, reuniones, viajes y eventos corporativos.
• Atender llamadas, correos y solicitudes internas o externas del área.
• Realizar seguimiento a órdenes de compra, legalización de gastos y solicitudes administrativas.
• Dar soporte en la preparación de documentos para procesos internos y auditorías.
• Mantener actualizado el inventario de suministros del área.
• Soporte en procesos de licitaciones y búsqueda de oportunidades nuevas.
• Seguimiento de inventarios y lotes de producto según corresponda con el área comercial o logística.
• Realizar cotizaciones y compras, contactar a proveedores y revisar materiales entregados.
• Manejo de presupuesto del área para eventos.
• Legalización de gastos.
• Gestión de notas de crédito y cartera.

Requisitos

• Formación académica: Técnico, tecnólogo, profesional en administración, o áreas afines.
• Experiencia mínima: 1 año en cargos similares de apoyo administrativo.
• Conocimientos:
  • Manejo de herramientas de Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint).
  • Deseable conocimiento en plataformas como SAP, Promomats, Veeva o similares.
  • Deseable experiencia con sistemas de gestión documental o ERP.
  • Inglés nivel intermedio B2.
• Habilidades:
  • Organización y atención al detalle.
  • Buena redacción y ortografía.
  • Actitud de servicio y disposición para trabajar en equipo.
  • Capacidad de manejo de múltiples tareas y cumplimiento de plazos.
  • Excelente comunicación escrita y verbal.
  • Proactividad y capacidad de seguimiento.